Como configurar a resposta automática no WhatsApp: práticas recomendadas para empresas

O WhatsApp se tornou um importante meio de comunicação empresarial e uma popular ferramenta de atendimento ao cliente. E as estatísticas comprovam isso. Mais de 60% das pessoas preferem interagir com empresas por meio de aplicativos de mensagens em vez de e-mails. Como resultado, uma grande parte da interação B2C foi transferida para os aplicativos de mensagens.

É claro que não é um problema digitar uma mensagem manualmente para sua mãe ou seu amigo quando eles enviam algo engraçado para você ou perguntam sobre seus planos para o sábado. Mas quando você precisa responder a dezenas, centenas ou até milhares de usuários, a história já é bem diferente. Provavelmente, você tem uma lista de coisas mais importantes para fazer em vez de ficar sentado enviando respostas o dia todo. Continue lendo para saber como automatizar as mensagens do WhatsApp.

Como automatizar as mensagens do WhatsApp: 3 métodos

Há várias abordagens disponíveis para automatizar mensagens no WhatsApp. Todas elas têm seus prós e contras, portanto, talvez você queira analisar todas elas antes de escolher a mais adequada.

1. Aplicativo WhatsApp Business

Atualmente, muitas empresas contam com os recursos do aplicativo WhatsApp Business para respostas automáticas. Ele é fácil de configurar e usar. E seus recursos básicos podem ser suficientes para empresas que não precisam lidar com grandes volumes de consultas.

A automação no aplicativo WhatsApp Business é uma boa opção para alguns casos simples. Por exemplo, você pode enviar automaticamente mensagens de saudação quando os clientes iniciarem uma conversa com sua empresa. Ou você pode configurar mensagens de Ausência. Os usuários as receberão quando entrarem em contato com você fora do horário de trabalho.

No entanto, essa abordagem tem algumas limitações em cenários mais complexos:

• Ausência de personalização para consultas específicas;

• Flexibilidade limitada de agendamento;

• Riscos de falha de comunicação;

• Não há comunicação interativa em tempo real;

• Possibilidades limitadas de branding;

• Falta de recursos avançados e análises abrangentes.

2. API do WhatsApp Business

Para automação avançada, você pode usar o WhatsApp Business API. Esse método pode lhe oferecer toda a funcionalidade disponível no WhatsApp Business em combinação com recursos de CRM.

Nesse caso, você pode tornar sua interação automatizada com os clientes muito mais personalizada. Agora você pode personalizar e diversificar sua comunicação com eles. Além de simples saudações ou mensagens de ausência, você pode enviar automaticamente:

• Mensagens de feliz aniversário;

• Lembretes de carrinho abandonado;

• Notificações de queda de preço;

• Informações de novo em estoque;

• Confirmações de pedidos;

• Prêmios de fidelidade;

• Atualizações de status de entrega, etc.

Essa opção lhe dá mais liberdade no que diz respeito à personalização e aos cenários possíveis. Com ela, você pode criar praticamente qualquer mensagem automatizada do WhatsApp que desejar.

No entanto, todas as configurações do WhatsApp Business API tradicionalmente acabam sendo uma tarefa mais complicada do que apenas usar um aplicativo. Por isso, muitas vezes, é necessário trabalhar com um fornecedor que ofereça soluções relevantes para facilitar esse processo.

3. Ferramentas de terceiros

Atualmente, você tem acesso a uma ampla variedade de suítes prontas para automação do WhatsApp.

Seu uso não requer nenhum conhecimento ou habilidade específica de sua parte. Dada a concorrência nesse aspecto, os fornecedores precisam oferecer suporte contínuo e atualizar regularmente suas soluções para manter posições no mercado. Essas soluções oferecem vários recursos que atendem às necessidades de usuários absolutamente diferentes. Vamos explorar algumas ferramentas e suas funcionalidades.

AiSensy:

• Mensagens automatizadas de boas-vindas e de despedida;

• Campanhas da API do WhatsApp para notificações automatizadas de pedidos, entregas, pagamentos e muito mais.

Wati:

• Transmissão de mensagens em horários específicos;

• Mensagens fora do expediente;

• Notificações personalizadas;

• Chatbot sem código.

Chatfuel:

• Agente autônomo de IA Fuely IA com várias habilidades;

• Resposta automática;

• Recursos de upsell e cross-sell;

• Recuperação de carrinhos abandonados;

• Comunicação e promoções personalizadas;

• Geração e qualificação de leads;

• Recomendação de produtos;

• Coleta e análise de feedback.

Como um provedor de tecnologia aprovado pelo Meta, o Chatfuel se integra diretamente à versão mais recente da API do WhatsApp Business. Ele também se integra a várias ferramentas de terceiros, como Stripe, Shopify, Zapier, Calendly e outras, permitindo a automação omnichannel e fluxos de trabalho simplificados.

Solicite sua avaliação gratuita para explorar os recursos do Chatfuel na automação do WhatsApp.

Quando automatizar as mensagens do WhatsApp: principais casos de uso

Atendimento ao cliente

A resposta automatizada do WhatsApp pode ser fornecida para resolver problemas básicos, responder a perguntas frequentes, coletar feedback geral etc. Para casos mais complexos, pode ser necessária a participação humana.

Marketing e vendas

A automação pode ser de grande utilidade para informar os clientes sobre ofertas e promoções especiais, lembrando-os de seus carrinhos abandonados, bem como para a geração e o cultivo de leads.

Notificações e atualizações de pedidos

Você pode usar a automação do WhatsApp para enviar confirmações de pedidos e status de entrega em tempo real.

Compromissos

Não são apenas os varejistas que podem se beneficiar das mensagens automatizadas do WhatsApp. Centros de bem-estar, clínicas e salões de beleza também estão entre os que podem usar esse recurso para enviar confirmações e lembretes de agendamento.

Configurando a automação de mensagens do WhatsApp

Em primeiro lugar, você precisa escolher um método que atenda às suas necessidades melhor do que outros.

1. Se você não trabalha com muitas consultas no momento, a automação por meio do aplicativo WhatsApp Business será suficiente. Há restrições quanto aos cenários em que as mensagens podem ser automatizadas. No entanto, as necessidades mais básicas podem ser atendidas com os recursos incorporados do WhatsApp.

2. Para tarefas mais sofisticadas, você pode usar a API do WhatsApp Business. Aqui, você tem espaço praticamente ilimitado para a imaginação. Você pode implementar vários cenários e criar mensagens diferentes para cada um deles. Além disso, suas respostas automatizadas podem ser altamente personalizadas. No entanto, o trabalho com a API do WhatsApp pode ser uma tarefa bastante complicada se você não contar com ferramentas de terceiros.

3. Quando você estiver interessado em uma automação abrangente de sua comunicação com os clientes, as soluções prontas podem ser uma boa opção. As melhores ferramentas atuais têm uma gama bastante ampla de recursos que podem resolver muitas tarefas ao mesmo tempo.

Vamos usar o Chatfuel como exemplo.

Depois de se inscrever, você precisará conectar sua conta e número do WhatsApp Business.

Em seguida, você pode continuar a criar seu primeiro bot. Não são necessárias habilidades de codificação. Se você não quiser criar seu bot do zero, uma extensa biblioteca de modelos de bots pré-fabricados será útil - use-os como estão ou personalize-os para adaptá-los às suas necessidades.

Para cobrir diferentes cenários, você precisa criar diferentes fluxos em um único bot. Por exemplo, um deles será para lembrar sobre carrinhos abandonados, outro para recomendar ofertas especiais, etc.

Saiba mais sobre a criação de fluxos aqui.

Ou assista ao vídeo que explica como criar um fluxo simples do WhatsApp.

Como aprimorar a automação de mensagens do WhatsApp: práticas recomendadas

Transparência

Não tente esconder o fato de que os clientes se comunicarão com um chatbot do WhatsApp. Informe-os sobre isso logo no início da interação.

Suporte ao gerente

Permita que os gerentes de atendimento ao cliente participem perfeitamente da comunicação com os clientes quando for necessário.

Personalização

Dirija-se aos clientes pelo nome ou adicione outros detalhes relevantes para tornar cada mensagem automatizada do WhatsApp mais pessoal.

Opção de sair

Ofereça aos clientes a possibilidade de cancelar a assinatura de mensagens automatizadas. Eles também devem poder se inscrever novamente se mudarem de ideia.

3 razões para automatizar as mensagens do WhatsApp

1. Melhor experiência do cliente

Ao configurar respostas automáticas, você reduz os tempos de resposta, garantindo a possibilidade de as pessoas obterem as informações necessárias mesmo fora do horário comercial. Como as respostas automáticas estão disponíveis em um regime de 24 horas por dia, 7 dias por semana, seus clientes atuais e potenciais não precisarão esperar até o início do seu dia de trabalho.

2. Maior eficiência

Como a entrega de mensagens automatizadas pelo WhatsApp ocorre sem a participação de seus gerentes de suporte ao cliente, a carga de trabalho deles pode ser significativamente reduzida. Graças a isso, eles terão mais tempo para se concentrar em tarefas mais complicadas e demonstrarão maior eficiência na solução de problemas urgentes.

3. Insights e decisões orientadas por dados

Com as ferramentas de automação, você pode acompanhar com sucesso o desempenho de suas mensagens. Essa abordagem não só ajuda a otimizar sua estratégia de comunicação com os clientes, mas também aprimora o atendimento ao cliente em geral.

Pode não parecer óbvio, mas as mensagens automatizadas do WhatsApp podem ajudá-lo a expandir muito seus negócios. E quanto mais tarefas forem automatizadas com eficiência, melhores serão os resultados finais. Com a automação, você pode aumentar a qualidade de seu atendimento ao cliente e impulsionar suas vendas, ao mesmo tempo em que otimiza os recursos alocados para isso.