Cargar la información del negocio del cliente

Todo bot de IA decepcionante tiene la misma causa raíz: nadie le contó nada. La Knowledge Base, uno de los cinco módulos del bot, es donde vive el negocio del cliente dentro de Chatfuel, y llenarla bien es la hora de mayor apalancamiento de toda la configuración. Un bot con una Knowledge Base rica cita precios reales, responde objeciones reales y suena como el mejor vendedor del cliente. Un bot con una vacía dice "no estoy seguro" hasta que el lead se va.

Una distinción que hay que tener clara: la Knowledge Base es lo que la IA sabe; Automations es dónde y cómo se comporta. Los datos del negocio (información de la empresa, catálogo, FAQ, horario laboral) van aquí. Cómo habla y actúa el bot va en las automatizaciones. Esta página trata de la mitad del saber.

Para una agencia es un trabajo de dos pasos: recopilar la información del cliente durante el onboarding, y luego cargarla en la empresa del cliente en Chatfuel.

Qué contiene la Knowledge Base

• Sobre la empresa: nombre, horario laboral, dirección, teléfono, correo, sitio web, opciones de pago y una descripción breve. Los datos de identidad que el bot afirma con confianza.
• Catalog: los servicios o productos, cada uno con nombre, descripción y precio. Mantenlo enfocado: menos de ~50 elementos, solo lo que el cliente realmente quiere que los leads pregunten. El bot nunca debería inventar un precio: si no está en el Catalog, no se puede cotizar.
• FAQ: pares de pregunta y respuesta para lo que los leads realmente preguntan: anticipos, cancelaciones, envíos, estacionamiento, "¿atienden los fines de semana?". Respuestas cortas, de 1 a 3 líneas cada una, redactadas como las plantean los clientes.

Cada pieza tiene su lugar. Los precios van en el Catalog, no en las instrucciones; las políticas van en las FAQ. Duplicar contenido entre secciones hace que el bot sea inconsistente: un dato, un solo hogar.

Lo que no es material de Knowledge Base: el rol, el tono y las reglas de la casa del bot ("ofrece siempre una consulta gratuita antes de cotizar una remodelación"). Eso es comportamiento, y vive en Additional instructions en la automatización: en Main bot para todas partes, o por fuente cuando un cliente quiere una voz distinta para una audiencia distinta. Recógelo en el mismo cuestionario; solo que aterriza en la otra página.

Paso 1: recopilarla del cliente

Envía al cliente un cuestionario breve como parte del onboarding, junto con la lista de accesos. Lo que necesitas:

• Datos básicos de la empresa: nombre, horario, dirección, teléfono, correo, sitio web, métodos de pago.
• Sus 5–15 servicios o productos principales con precios actuales.
• Las 10–25 preguntas que su personal responde todos los días; pregúntale a la persona que atiende su WhatsApp hoy: ella las sabe.
• Reglas de la casa: qué debe ofrecer siempre el bot, qué nunca debe prometer y cuándo debe intervenir un humano.
• Tono: cómo hablan con sus clientes: formal, amigable, con emojis o sin emojis.

Que el cliente responda en una nota de voz está bien: no necesitas un documento pulido, necesitas los datos.

Paso 2: cargarla en Chatfuel

Cargarla es el mismo trabajo a través de dos puertas equivalentes. La página Knowledge Base en la barra lateral izquierda muestra cada sección como campos editables: escribe los datos y los cambios entran en vigor en las conversaciones nuevas de inmediato (aquí hay un recorrido por las pantallas de la Knowledge Base).

O entrega el material en bruto al AI Co-Worker: por texto, reenviando una nota de voz o adjuntando archivos e imágenes: un PDF con la lista de precios, un folleto, la foto de un menú, una captura de pantalla de la vieja página de FAQ del cliente. Extrae la información, archiva todo en las secciones correctas y confirma lo que guardó:

• "Agrega mi horario, dirección y las 10 preguntas frecuentes principales a la knowledge base."
• "Agrega un servicio nuevo al catálogo: manicura en gel, $35, 45 minutos."
• "Actualiza el horario de atención en la knowledge base."

El tono y las reglas de la casa de tu cuestionario van al lado del comportamiento: pégalos en Additional instructions en Main bot, o dile al Co-Worker cómo debe hablar el bot y él las escribirá. Y si empiezas con el onboarding "Set up WhatsApp", su primer paso es exactamente este: el Co-Worker muestra lo que ya sabe del negocio y te pide llenar los huecos.

Pruébalo como lo haría un lead

Antes de que el cliente vea el bot, interrógalo en el Test chat: pide precios, horario de apertura, los casos difíciles de las FAQ. Donde tropiece o improvise, la Knowledge Base tiene una brecha: agrega el dato que falta y vuelve a preguntar. La mayoría de las quejas de "el bot suena vago" se remontan exactamente a este tipo de brecha; Solución de problemas del bot de calificación cubre los otros modos de falla. Una vez que las respuestas se sostengan, enséñale al bot qué averiguar de cada lead: eso es preguntas y lógica de calificación de leads.

Nota: esto no es una carga única. Los precios cambian, los servicios van y vienen, aparecen preguntas nuevas en chats reales. Incluye una revisión mensual de la Knowledge Base en tu rutina de mantenimiento de clientes: actualiza el catálogo, agrega FAQ para las preguntas que el bot respondió mal, poda lo que quedó obsoleto. Un bot desactualizado que cita los precios de la temporada pasada le cuesta confianza al cliente, y a ti te cuesta el contrato.