Calendar

Calendar te permite agendar reservas con tus contactos directamente en Chatfuel. Cada reserva que creas envía automáticamente mensajes de confirmación y recordatorio a tus contactos por WhatsApp.

Esto significa que:

• Tus clientes reciben una confirmación inmediata de su reserva
• Reciben recordatorios 1 día y 2 horas antes de la reserva
• Tienes menos ausencias porque la gente no se olvida de su reserva
• Puedes hacer seguimiento del estado de cada reserva: confirmada, necesita reprogramarse o cancelada
• Todo ocurre automáticamente, sin trabajo manual de tu equipo

Piénsalo como tu sistema de reservas + recordatorios automáticos, todo en uno.

Configúralo en Calendar

1. Abre Calendar en la barra lateral izquierda.
2. En la pestaña Settings, completa la información de tu empresa y agrega tus servicios y especialistas. Cómo configurar Calendar lo explica paso a paso, y las secciones de abajo cubren cada ajuste.
3. Crea reservas en la vista de calendario: haz clic en un horario o en el botón +.

O pídeselo al AI Co-Worker

Dile al AI Co-Worker lo que quieres en el chat:

"Agenda a María para un corte de pelo mañana a las 3 pm."

Actualiza tus reservas, servicios y especialistas por ti y confirma lo que configuró.

Nota: Conectar tu propio número de WhatsApp requiere autorización de Meta, así que el Co-Worker no puede completar ese paso por ti; consulta la Option 2 más abajo.

Antes de empezar

Para usar Calendar y que los recordatorios automáticos funcionen, eliges cómo se envían los mensajes de reserva. Importante: no necesitas conectar tu propio número de WhatsApp; los recordatorios funcionan de inmediato desde el número de Chatfuel.

Opción 1: Usar el número de WhatsApp de Chatfuel (configuración más rápida, predeterminada)

Puedes empezar a usar Calendar de inmediato sin conectar tu propio WhatsApp. No hace falta conectar ningún número de teléfono. Chatfuel enviará las confirmaciones y los recordatorios desde su propio número compartido. Es la forma más rápida de empezar.

Opción 2: Usar tu propio número de WhatsApp (opcional)

Si prefieres que los mensajes salgan desde tu número de empresa, necesitas:

1. Conectar WhatsApp

Tu número de WhatsApp de empresa debe estar conectado a Chatfuel. Puedes conectar tu número existente de la app WhatsApp Business o conectar un número de teléfono nuevo.

2. Agregar un método de pago en Meta

WhatsApp solo te permite escribir a contactos que te hayan escrito en las últimas 24 horas; es la ventana de mensajería de 24 horas. Las confirmaciones y los recordatorios de reserva a menudo deben enviarse días después, así que usan plantillas de WhatsApp (la forma aprobada por Meta para enviar mensajes fuera de esa ventana). Calendar usa plantillas de tipo Utility, la categoría más económica para comunicaciones de negocio como los recordatorios.

Para enviar mensajes de plantilla necesitas un método de pago activo conectado a Meta, incluso si al final los recordatorios resultan gratuitos.

¿Me van a cobrar?

Depende. Si un contacto te escribió en las últimas 24 horas, no: esos recordatorios son gratuitos. Si no, se te cobrará una pequeña tarifa (entre $0.01 y $0.06 USD por mensaje según tu país). Estos cargos vienen directamente de Meta, no de Chatfuel.

Ejemplos de precios en algunos países

Incluso para los recordatorios gratuitos, debes agregar un método de pago en Meta.

Configurar tu Calendar

Antes de crear reservas, configura tu calendario en la pestaña Settings.

Información general

• Company Name: aparece en los mensajes a tus clientes
• Company Phone: el número de contacto de tu negocio
• Language: idioma de las notificaciones a los clientes

WhatsApp Number: elige qué número envía tus mensajes de reserva:

• Chatfuel number (predeterminado): empieza de inmediato, sin configuración
• Your business number: requiere conexión de WhatsApp y un método de pago en Meta

Servicios

Crea los tipos de servicio que ofrece tu negocio. Para cada servicio puedes definir:

• Nombre del servicio (obligatorio)
• Duración (obligatoria)
• Precio (opcional): admite varias monedas
• Descripción (opcional): ayuda a los agentes de IA a responder las preguntas de los clientes

Cuando agregas un servicio a una reserva, la hora de finalización se calcula automáticamente según la duración.

Especialistas

Agrega a los miembros del equipo que prestan tus servicios (barberos, entrenadores, terapeutas, etc.). Para cada especialista:

Pestaña Details:

• Foto: las fotos de calidad aumentan la tasa de reservas
• Nombre (obligatorio) y apellido
• Descripción: ayuda a la IA a personalizar las respuestas

Pestaña Services provided:

• Selecciona qué servicios puede prestar esta persona
• La IA usará esto para asignar a cada cliente el especialista adecuado

Pestaña Working hours:

• Define horarios individuales para cada especialista
• Agrega varios turnos por día (por ejemplo, mañana y tarde con pausa para almorzar)
• Los horarios no pueden exceder el horario de atención de tu negocio

Notificaciones

Configura qué mensajes se envían automáticamente y personaliza su contenido.

Tipos de mensaje:

• Confirmación inmediata: se envía justo después de crear la reserva
• Recordatorio de 1 día: se envía 24 horas antes de la reserva
• Recordatorio de 2 horas: se envía 2 horas antes de la reserva

Todos los mensajes incluyen automáticamente la hora y la fecha de la reserva y el nombre de tu empresa.

Agregar instrucciones personalizadas

Cada tipo de notificación tiene un campo "Additional info" donde puedes agregar texto personalizado según las necesidades de tu negocio:

• Ubicación e indicaciones ("Estamos en el 3.er piso, toma el elevador de la izquierda")
• Consejos de preparación ("Llega 10 minutos antes y trae tu identificación")
• Información de estacionamiento ("Estacionamiento gratuito detrás del edificio")
• Qué traer ("Usa ropa cómoda para la sesión")
• Política de cancelación ("Cancela con al menos 24 horas de anticipación")

Límite del texto personalizado: 512 caracteres por tipo de mensaje.

Si dejas el campo vacío, se usa la plantilla de mensaje estándar sin información adicional.

Cómo crear reservas

1. Abre Calendar.
2. Haz clic en el horario que quieras para tu reserva. O haz clic en el botón +.
3. Completa los campos:
   • Contacto de WhatsApp
   • Número de teléfono
   • Fecha y hora
   • Servicio (opcional): completa la duración automáticamente
   • Proveedor del servicio (opcional)

Si tu cliente aún no está en tu lista de contactos, simplemente escribe su número para crear un contacto nuevo.

4. Haz clic en Save para guardar la reserva en el calendario.

Tu reserva ahora aparece en Calendar y tu cliente recibe de inmediato un mensaje de confirmación por WhatsApp.

Estados de las reservas

Cada reserva tiene un estado que se actualiza automáticamente según las respuestas del cliente:

• Not confirmed: estado predeterminado de las reservas nuevas, a la espera de la respuesta del cliente
• Confirmed: el cliente tocó "Confirm" en el recordatorio
• Needs rescheduling: el cliente pidió reprogramar
• Cancelled: el cliente canceló la reserva

Cómo funciona

El recordatorio de 1 día incluye botones para que los clientes respondan:

• Confirm
• Cancel
• Reschedule

Cuando un cliente toca un botón, el estado de la reserva se actualiza automáticamente en tu calendario.

Cambios manuales de estado

También puedes cambiar el estado manualmente haciendo clic en el indicador de estado, útil cuando un cliente confirma por teléfono u otro medio.

Recordatorios inteligentes

Si una reserva se cancela, el recordatorio de 2 horas no se envía: no tiene sentido recordarle algo a alguien que ya canceló.

Cómo editar o eliminar reservas

• Editar: haz clic en la reserva, haz tus cambios y haz clic en Save.
• Cancelar: haz clic en la reserva y luego en Delete.

Qué está disponible ahora (y qué viene)

Disponible ahora

• Vista de calendario: una agenda clara con todas las reservas
• Crear reservas manualmente: agenda reservas en una vista familiar
• Confirmaciones automáticas: los clientes reciben los detalles de su reserva de inmediato en un mensaje de WhatsApp
• Recordatorios automáticos: se envían 1 día y 2 horas antes de la reserva
• Recordatorios personalizados: edita el texto que se envía a los clientes
• Seguimiento del estado de las reservas
• Servicios con duración, precio y descripción
• Especialistas con horarios individuales
• Envío desde el número de Chatfuel o desde el tuyo

Próximamente

• Reservas con Fuely AI: Fuely AI agenda citas por ti a partir de las conversaciones con los clientes
• Varios calendarios para distintos miembros del equipo
• Seguimiento del estado "Asistió/No asistió"

También puedes conectar Google Calendar para mantener la disponibilidad sincronizada y evitar reservas duplicadas.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa si no tengo WhatsApp conectado?

Puedes usar Calendar igual. Las reservas se crearán y los recordatorios se enviarán desde el número de WhatsApp de Chatfuel. Conecta tu propio número más adelante en Settings, cuando estés listo.

¿Qué pasa si mi cliente no tiene WhatsApp?

Por ahora, los recordatorios solo funcionan a través de WhatsApp.

¿Puedo usar Calendar en Flows?

Todavía no, pero está planeado. Por ahora, la creación de eventos de calendario solo está disponible a través de Fuely AI.

¿Qué pasa con las reservas existentes si cambio de número de WhatsApp?

Las nuevas notificaciones se enviarán desde el número que esté seleccionado en el momento del envío. Tu historial de reservas se conserva.

¿Puedo eliminar un servicio que tiene reservas futuras?

No; verás un error. En su lugar, desactiva la disponibilidad del servicio para que no aparezca en las reservas nuevas.